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寧波市保險行業(yè)協(xié)會會議管理制度實施規(guī)則

[作者：　　　時間：2010-7-20 9:42:29]

第一章     總則
第一條為提高會議質(zhì)量和效率，實現(xiàn)會議管理規(guī)范化、制度化,切實履行寧波市保險行業(yè)協(xié)會的基本職能，保障會員單位的基本權益，根據(jù)《中國保監(jiān)會關于加強保險行業(yè)協(xié)會建設的指導意見》和《寧波市保險行業(yè)協(xié)會章程》，特制定本規(guī)則。
第二條會議議事規(guī)則。會議按照民主集中制原則進行決策，實行集體領導與分工負責相結(jié)合的制度，各個成員都是平等的主體，享有同等的權利。會議實行一人一票制，須有三分之二以上有表決權的成員或代表出席才能舉行，會議表決實行舉手表決和重要決議書面表決的方式，會議決議須經(jīng)到會成員或代表的過半數(shù)通過方能生效，反對票與贊成票相等時，由協(xié)會秘書處或授權會議主持人裁決。會議通過的決議所有成員必須執(zhí)行。

第二章會議形式和內(nèi)容
第三條本規(guī)則所稱的會議是指由寧波市保險行業(yè)協(xié)會秘書處組織的寧波市保險行業(yè)協(xié)會(以下簡稱“協(xié)會”)會員代表大會、理事會或常務理事會會議、會長辦公會議、產(chǎn)壽險及專業(yè)中介機構高峰會議、各專業(yè)工作委員會（或?qū)I(yè)工作組）會議，以及協(xié)會秘書處根據(jù)工作需要組織召開的專題研討會、座談會、行業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)會、聯(lián)席會議、表彰大會、新聞發(fā)布會等一切會議。會議一般報請監(jiān)督管理機關參加。
(一)會員代表大會是協(xié)會的最高權力機構，由上屆協(xié)會會長召集并主持，協(xié)會各會員單位的代表參加，協(xié)會秘書處部門負責人以上干部根據(jù)議題需要列席。一般每兩年召開一次，因特殊情況需提前或推遲召開時，須經(jīng)理事會表決通過，報業(yè)務主管單位審查并經(jīng)社團登記管理機關同意。但推遲換屆最長不超過一年。會議內(nèi)容：
1、制定和修改協(xié)會章程。
    2、選舉和任免理事。
    3、審議批準理事會的工作報告和財務報告。
    4、審議理事會提議的其它事項。
（二）理事會是會員代表大會的執(zhí)行機構，在代表大會閉會期間領導協(xié)會工作，對會員代表大會負責。其會議由協(xié)會會長召集并主持，協(xié)會理事參加，協(xié)會秘書處有關人員根據(jù)議題需要列席。一般每年至少召開一次會議，必要時可臨時召集或采用通訊形式召開。理事會會議內(nèi)容：
1、執(zhí)行會員代表大會的決議和決定；
2、選舉和罷免常務理事及其會長、副會長、秘書長；
3、籌備召開會員代表大會；
4、審議、制定協(xié)會管理制度，協(xié)會年度工作計劃、總結(jié)，財務預決算報告，人員編制；
5、通過會員入會和退會；
6、審議、決定與行業(yè)自律、維權、協(xié)調(diào)、交流和宣傳有關的重大事項。
協(xié)會設立常務理事會。常務理事會由理事會選舉產(chǎn)生，對理事會負責，其人數(shù)不超過理事人數(shù)的三分之一。常務理事會至少半年召開一次會議；必要時可臨時召集或采用通訊形式召開。
在理事會閉會期間，常務理事會除理事會會議內(nèi)容的第2、4款外，還可增加以下會議內(nèi)容：
1、研究決定個別常務理事的更換、增補、罷免；
2、決定設立秘書處內(nèi)設機構和各專業(yè)工作委員會設置；
3、決定副秘書長、秘書處內(nèi)設機構和各專業(yè)工作委員會主要負責人的任免；
4、向理事會報告年度工作計劃和工作報告及年度預決算；
5、審批內(nèi)部管理制度等。
（三）會長辦公會議由協(xié)會會長主持，副會長、秘書長參加，協(xié)會秘書處相關部門負責人根據(jù)議題需要列席。一般每月召開一次，必要時可臨時召集。會議內(nèi)容：
1、檢查會員代表大會以及理事會和常務理事會決議、決定的落實情況；
2、組織研究當?shù)乇ｋU市場的發(fā)展規(guī)劃和重大問題；
3、商議會員單位之間的工作協(xié)調(diào)；
4、商定向理事會提交的年度工作計劃和工作報告及年度預決算；
5、審議秘書長提議的副秘書長、秘書處內(nèi)設機構和各專業(yè)工作委員會設置及其干部任免等日常工作的重大事項。
（四）產(chǎn)壽險及專業(yè)中介機構高峰會議由輪值公司的總經(jīng)理主持，相應公司的主要負責人，協(xié)會主管會長、秘書長、副秘書長及秘書處相關部門負責人參加。一般每季度分別產(chǎn)壽險及專業(yè)中介機構各公司輪流召開，輪流的次序按各公司進入寧波市場的時間先后排列，必要時可臨時召開。會議內(nèi)容：
1、討論研究產(chǎn)壽險及中介市場發(fā)展情況和存在重大問題；
2、審議決定產(chǎn)壽險和專業(yè)中介等方面與行業(yè)自律、維權、協(xié)調(diào)、交流和宣傳有關的重大決策、重大活動計劃，簽署相關的自律公約。
（五）各專業(yè)工作委員會（或?qū)I(yè)工作組）會議由主任委員主持，各位委員（或?qū)I(yè)工作組成員）、協(xié)會秘書處參加。一般每月召開一次，必要時可臨時召開。會議內(nèi)容：
1、研究本專業(yè)市場發(fā)展情況和存在問題及具體措施；
2、研討和制定自律公約，審擬、決定追究違約責任等與本專業(yè)有關的重大事項；
3、商量布置、落實相關的本專業(yè)工作任務和重大活動計劃。
（六）新聞發(fā)布會由協(xié)會秘書長主持，新聞單位有關部門負責人和記者、有關公司的部門負責人、嘉賓、協(xié)會秘書處有關人員等參加。一般每季度召開一次，必要時可臨時召開。會議內(nèi)容：對外發(fā)布重要的產(chǎn)品、服務質(zhì)量承諾、行業(yè)標準、重大舉措、訴訟等有關行業(yè)重要信息。
（七）協(xié)會秘書處會議
1、秘書處全體會議由協(xié)會秘書長主持，秘書處全體人員參加。一般每周一的上午9：00時召開，必要時可隨時召集。會議內(nèi)容：
上周工作匯報和下周工作安排；通報秘書處的有關情況。
2、秘書長辦公會議。一般每周五的下午2：00時召開，必要時可臨時召集。會議由協(xié)會秘書長主持，副秘書長、綜合工作部主任參加，其他工作部的主任根據(jù)議題需要列席。會議內(nèi)容：傳達上級有關指示精神，通報秘書處各方面工作的進展情況，交流溝通相關信息，協(xié)調(diào)各部門的近期工作，秘書處重大問題決策討論，對有關情況的專題研究。
（八）季度投訴案件分析會議。一般每季度召開一次，由協(xié)會分管秘書長主持，各會員單位信訪投訴責任人、協(xié)會秘書處有關人員等參加，主要研究分析投訴案件處理情況，提出改善管理和服務的有關措施，布置、落實相關的工作任務。
（九）其他會議。根據(jù)工作需要召開。會議由協(xié)會秘書長或副秘書長主持，有關單位的負責人或部門負責人和相關人員、協(xié)會秘書處相關人員參加。就某一問題的專題研討會、座談會等，可以得出或不得出結(jié)論。
第三章會議組織和安排
第四條會議的組織。協(xié)會需召開的各種會議由協(xié)會秘書處具體組織實施，安排一切會務工作。其中高峰會議由輪值公司主管部門和協(xié)會秘書處共同組織實施。
第五條會議的安排。要貫徹“務實、精簡、高效”的原則，在會前要做好充分準備，提高會議質(zhì)量；會議議題要安排緊湊，提高會議效率；會議要充分發(fā)揚民主，集思廣益；要自覺遵守會議紀律，沒有特殊情況不允許請假；研究工作的會議要議而有決，決而有果。
第六條議題提交。會議議題由參會成員提前三天填寫“議題申報表”提交，議題材料要求簡潔清晰。提交前必須先報會員單位主要或分管領導同意后，交協(xié)會秘書處職能部門初審。經(jīng)協(xié)會秘書長審定后提交會議審議。。
(一)提交的議案，若涉及幾個部門和會員單位的議題，會前要有協(xié)調(diào)意見。如涉及對具體問題處理的，必須有明確的初步意見。爭議比較大的問題，可提請協(xié)會秘書處先組織小范圍的討論，形成初步意見后再提交。不成熟的議案，不應提交會議討論。
(二)協(xié)會秘書處在會前，可主動收集各會員單位需提交的議案，并向主要或分管的協(xié)會領導匯報，取得同意后提交會議討論。
第七條材料準備。協(xié)會秘書處將準備好需提交會議學習的相關文件、討論的議題和比較成熟的研究意見等材料，經(jīng)會議主持人審定后，提前發(fā)給參加會議的有關人員。
參會人員要提前閱讀有關會議文件，對提交會議討論的問題進行認真的思考，認真負責地準備發(fā)言意見。
第八條會議通知。會議通知應明確會議名稱、會議召開的時間、地點、參加對象、會議議程，要求參會對象準備的會議材料或意見，會議組織單位的聯(lián)系人姓名、電話等。
協(xié)會秘書處根據(jù)相關組織程序確定召開的會議，在做好擬定會議議題、材料準備、會場落實與布置等充分的會前準備工作后，應在會議召開前2—3天（特殊情況召開的緊急會議除外）以書面或傳真方式通知參會單位辦公室（或主管部門）。協(xié)會秘書處應對通知情況進行電話聯(lián)系，確認參會單位是否收到，并在電話記錄本中記錄通知時間、收件人姓名等，以后不再重復通知。
參會單位辦公室（或主管部門）接到會議通知后應立即主動電話回復協(xié)會秘書處予以確認是否收到，同時及時向單位主管領導報告，并通知參會對象。參會人員對于會議中需要反饋單位意見的，應進行必要的調(diào)查研究，必須事先征求單位領導的意見。會議需要提供的書面材料、數(shù)據(jù)應在會前準備好，提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須真實可靠。
第九條會議紀要
（一）協(xié)會秘書處或授權會議主持人應指定專人做好會議記錄，記錄一般限于筆錄。記錄要全面、準確。未經(jīng)協(xié)會秘書處同意，不準查閱會議記錄。
（二）會議紀要由被指定作會議記錄的專人撰寫，以形成的決議作為整理會議紀要的依據(jù)。要把議定事項簡明、準確地表述出來。遇有需上報或不宜公開的事項可不詳細表明。
（三）會議紀要序號按年排序。紀要首頁寫明紀要序號（年度、文號）、密級、會議召開時間、地點、主持、出席、列席。
（四）會議紀要一般在會議結(jié)束后三天內(nèi)寫出，緊急會議，會后立即撰寫。紀要報審核后簽發(fā)。未經(jīng)批準不得外傳。
第十條決議的執(zhí)行與檢查。會議形成的決議，由會議成員或成員單位按照分工，組織貫徹執(zhí)行會議精神及議定事項。協(xié)會秘書處負責催辦和組織整體的督促檢查工作，落實情況要及時向主管領導報告。
（一）會議決議形成后，由協(xié)會秘書處一般可根據(jù)需要形成正式文件、會議紀要或簽署文字材料，印發(fā)至有關單位或部門進行貫徹落實。
（二）相關單位或部門要認真研究會議決議，提出落實意見，制定具體執(zhí)行方案，進行貫徹落實。
（三）協(xié)會秘書處相關工作部門要及時搜集決議執(zhí)行過程中的意見和建議，反饋主管領導。
（四）會議決議的執(zhí)行情況由協(xié)會秘書處進行督促檢查。
第十一條會議資料的存檔。每年1月底，將上一年度的會議材料、會議原始記錄、紀要審批件和正式印發(fā)的會議紀要一并移交檔案室存檔。

第四章會議紀律
第十二條請假制度。根據(jù)會議通知要求，未經(jīng)協(xié)會秘書處負責人或授權會議主持人同意，參會人員不得安排他人代會。
參會對象因公到寧波市外出差或病休等特殊情況不能參加會議的，必須嚴格履行書面請假手續(xù)，由參會單位辦公室（或主管部門）書面加蓋公章后提前1—2天向協(xié)會秘書處說明情況，同時必須明確相關工作負責人替代參加會議，并由參會對象本人書面委托，委托書中應闡明授權時間和范圍。對既不說明情況，也不書面授權，隨意派員參加的，每人次從該單位保證金中扣罰500元；對無故缺席或未予準假的，視作棄權處理，并按每人次在該單位保證金中扣罰1000元。
第十三條會議紀律
（一）參會人員要按會議通知時間準時到會，不得遲到、早退或缺席。對于遲到15分鐘以上30分鐘及以內(nèi)的，個人樂助人民幣50元；遲到30分鐘以上的，只有旁聽權并作缺席處罰。對于無故早退30分鐘及以上視同缺席處理。事后對此次會議中通過的決議不能提出異議，并且要嚴格執(zhí)行。
（二）會議期間須自覺關閉一切通訊工具，不得中途無故出入會場。
（三）保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內(nèi)容和會議討論情況，影響決議實施。
（四）會議實行限時制，無特殊情況應按時結(jié)束。發(fā)言應確定時間，有主題、有條理、簡明扼要，嚴禁偏離主題，延誤會議進程
第十四條會議考核制度
（一）建立會議情況通報制度。協(xié)會秘書處要做好會議考勤工作，將參會人員到會情況及時匯總并向會議主持人通報。
（二）協(xié)會秘書處及時將參會人員參加會議的情況定期報送到有關單位。對于遲到早退3次以上的會議成員或代表和隨意派員，無授權書、無故缺席3次以上的公司，協(xié)會將發(fā)書面通報，并上報保險監(jiān)管部門在對其單位考評和個人信用檔案中作記錄。

第五章附則
第十五條本規(guī)則自公布之日起生效。
第十六條本規(guī)則由寧波市保險行業(yè)協(xié)會秘書處負責解釋。

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